Verfügt man über einen Exchange Server lassen sich Ressourcenlisten anlegen, mit Regeln verbinden und in Outlook gibt es dann auch einen neuen Button bei der Terminplanung zum Einfügen einer Ressource. Hat man aber keinen Server kann man sich mit einem Trick behelfen und sich so auch eine Ressorcenliste anlegen.
Der Trick ist an sich recht simpel: Man braucht lediglich in seiner Kontaktliste die Ressourcen entsprechend anzulegen. Da Räume oder Beamer in aller Regel auch von jemanden verwaltet werden, können eMails und weitere Kontaktdaten hinterlegt werden und in der Terminplanung direkt einbezogen werden.
Doch der Reihe nach:
Zunächst gebe ich für dieses Beispiel zwei Ressourcen in meinen Kontakten ein und gebe für jede Ressource eine eMail-Adresse an. Zwecks besserer Übersicht sortiere ich diese "Ressourcenkontakte" unter der gleichnamigen Kategorie ein:
Wechseln wir jetzt zu den Terminen in die Kalenderansicht und geben einen neuen Termin ein. Dort wechseln wir in die Terminplanung. Anschließend klicken wir auf Teilnehmer einladen und müssen dann noch einmal auf das Adressbuch klicken, um dann in unserer Kontaktliste die Ressourcen auswählen zu können:
Finden Sie die Ressource nicht, benutzen Sie das Suchenfeld. Am einfachsten geht es dann, wenn Sie die Ressource gefunden und markiert haben, wenn Sie unten auf den Button "Ressourcen ->" klicken:
Natürlich können Sie an dieser Stelle auch gleich alle anderen Teilnehmer zufügen, die bei dem Termin anwesend sein müssen oder sollten. Nachdem Sie unten beherzt auf "OK" geklickt haben, sehen Sie in der Terminplanung nun die eingeladenen Teilnehmer, sowie die Ressourcen. Dabei erhalten alle ein unterschiedliches Icon. Wenn Sie nun Senden anklicken, erhalten alle eingeladenen Teilnehmer, sowie die Ressourcen, bzw. deren Verwalter eine Terminanfrage. Wird diese bestätigt, sehen Sie das in Ihrem Termin.